宅配管理

導入前の課題

梨屋さんでは、すべての業務情報が「頭の中のデータベース」として管理されていました。品種・価格・送料、顧客情報、注文履歴のいずれも紙のメモやスタッフの記憶に頼っており、一元管理されたデータベースが存在していませんでした。

主な課題

• 属人化された受注管理: 手書き・手作業・Excel 入力で情報を管理していたため、送り状や請求書の作成に時間がかかり、繁忙期には残業が常態化
• バラバラなデータ保管: 顧客台帳は PC やファイルごとに分散し、受注のメモは紙・Excel・メールに点在。必要な情報を探す時間が膨大
• 出力の非効率: 送り状は手書き、請求書は表計算ソフトで作成。送り状印刷用の複写式プリンタ（ドットプリンタ）は所有していたが、ソフトが古く使いづらく、PC 入力や調整作業に多くの時間を要した

目指したゴール

送り状・請求書の自動化

まずは 3 つの重要要素【マスタ（品種・価格・送料など）、顧客、注文】を正確に蓄積できる「データベース」を構築することが喫緊の課題でした。この基盤が整って初めて、送り状・請求書の自動化というゴールに到達できます。

システム全体構成

[入力] → [データベース] → [出力]
  ↓           ↓            ↓
マスタ      一元管理     送り状PDF
顧客情報                 請求書
注文情報                 分析レポート

システムは以下の流れで動作します：

1. マスタ・顧客・注文を正確に集めて入力
2. 一元管理されたデータベースに蓄積
3. 出力（送り状 PDF・請求書・分析レポート） を自動生成
4. 日々の意思決定（受注量や収穫計画）に活用

開発アプローチ

ゴールからの逆算設計

「送り状を手書きから自動印刷へ」「請求書をワンクリックで発行」という明確な出力像から逆算し、必要な情報項目と業務導線を洗い出しました。

段階的な機能追加

モデル定義 → 入力 → データベース拡張 → 出力

1. データベースの設計図を整備
2. マスタ・顧客・注文を記録する仕組みを構築
3. 入力画面を整備し、運用の中でデータを蓄積・整理
4. 送り状・請求書の出力ロジックを作り込み

途中で仕様が変わった場合も、上流（データの設計）から下流（PDF・印刷画面出力）まで往復し、最適な情報の流れとなるよう調整しました。

入力の標準化

マスタ管理

システムで全員が共通して使う基準情報を一元管理：

• 地域（お届け先エリア）
• 品種
• 箱の種類と単価
• 地域別送料
• クール便料金

送料は運送会社（ヤマト運輸／佐川急便）と発送する箱数（1 箱・2 箱・3 箱）の組み合わせごとに一組しか登録できない設計となっており、重複や入力ミスを防ぎます。

顧客管理

「だれに・どこへ」を一元化

• 氏名・法人名・役職を組み合わせて宛名を作成
• ふりがな・電話番号・郵便番号は書式チェックを自動化
• 別名義や送り主・お届け先の組み合わせを登録可能
• 請求先は夫婦で一つだが、送り主名は送り先に応じて夫・妻を使い分けるケースにも対応

注文登録

「何を・どれだけ」を正確に把握

• 予定箱数・受注方法・値引き・入金管理をまとめて登録
• 請求宛名の差し替えや入金状況のチェックも管理
• 発送／持ち帰りの判断、クール便発送における箱数の上限などを検証
• 誤った値が入力された場合は保存できない仕組み

少ない操作で実現する出力

送り状 PDF の自動生成

• 注文データをもとに最適な配送会社を自動判定
• 関東・九州内など地域に応じてあらかじめ設定された運送会社を自動選択
• OKI MICROLINE（複写用ドットプリンタ）に最適化された PDF を生成
• ヤマト・佐川の送り状をセットすれば自動で印刷開始、複写式の全ページに正確に印字

請求書の自動集計

• 送り主・年・受注単位で絞り込んだ注文から自動集計
• 品種・箱タイプ（3kg／5kg、贈答用／家庭用）ごとに数量と金額を表示
• 送料はクール便・地域別の内訳も自動表示
• 会社情報や敬称も設定から自動差し込み

見える化と経営判断

• 品種別・箱タイプ別の出荷状況をグラフ化
• 年度や配送方法ごとにフィルタをかけて可視化
• 出荷量や人気品種の傾向が一目で把握でき、収穫・出荷計画の調整に活用

導入効果

入力の確実性

どの担当者が入力しても同じように登録できる仕組みになっており、打ち間違いや抜け漏れを自動でチェック。入力した内容はすぐに送り状や請求書に反映されるため、あとで確認する手間がほとんど不要になりました。

時間短縮

送り状と請求書を少ない手順で自動作成できるようになり、帳票づくりにかかっていた時間を大幅に削減。接客や収穫など本来の仕事に集中できるようになりました。

数字に基づいた判断

出荷実績を日ごと・年ごとにグラフで確認できるため、「この日は受注を止めよう」「この品種を少し多めに収穫しよう」など、感覚ではなくデータに基づいて判断できます。

属人化の解消

どのパソコンからでも同じ最新データを確認できるため、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎ可能。送料や地域情報も全員で共有でき、誰でも同じ手順で作業できます。

まとめ

梨屋さんの事務管理システムは、「頭の中のデータベース」から脱却し、入力の標準化とデータの一元管理を実現しました。

送り状・請求書の自動化により業務時間を大幅に削減し、データに基づいた経営判断が可能になりました。
属人化を解消し、誰でも同じ品質で業務を遂行できる環境を構築することで、本業である梨の生産・販売に集中できる体制が整いました。